Planejamento e controle de gastos

Ter um bom planejamento e fazer o controle de gastos são passos fundamentais para uma pequena empresa continuar funcionando e crescendo a médio e longo prazo. Com essas ações, o empreendedor consegue evitar a falta de dinheiro em caixa, a inadimplência de pagamento dos clientes, empréstimos e ainda aumentar o lucro da empresa.

Basicamente uma empresa funciona a partir dessa conta: Receita – Despesas = Lucro. Ou seja, todo o dinheiro que entra, subtraído pelas despesas, resulta no dinheiro extra ao fim do mês. Na prática não é tão fácil fechar essa conta, principalmente se o planejamento não fizer parte da rotina do empreendedor.

Antes de falarmos sobre as dicas e sugestões para manter o melhor controle e planejamento do seu negócio, vamos falar de alguns problemas. São pontos negativos que precisam ser resolvidos antes de passarmos para sugestões de planejamento e gastos de sua empresa.

Dois principais problemas para iniciar o controle de gastos

Supervalorização das vendas: O primeiro deles é a supervalorização das vendas. Ou seja, o empresário foca demais na quantidade que entrou no caixa e ignora o restante. Com isso, ele não analisa detalhadamente suas despesas e, consequentemente, não se informa adequadamente. No fim, isso leva a um planejamento otimista demais, e não condizente com a realidade do negócio.

Eu mereço gastar mais: Outro problema comum são alguns argumentos que o pequeno empresário se convence para gastar o desnecessário utilizando o caixa da empresa. São eles: o “merecimento” após um período complicado no trabalho, a possibilidade de “melhorar a qualidade de vida”. Eles soam como um incentivo ou como uma justificativa para você se dedicar mais, porém, na maioria das vezes, é apenas um gasto não planejado no orçamento. Por isso, tome cuidado com esses pensamentos, e procure evitá-los. Eles são importantíssimos para manter o controle dos gastos.

Como planejar seu controle de gastos

Comece o mês sabendo exatamente o quanto vai gastar: Quando falamos “saber exatamente”, queremos dizer todos os centavos mesmo. Pode ser um pouco trabalhoso. Primeiro, levante todos as suas despesas fixas. Com isso, você tem a informação exata do mínimo que vai gastar, obrigatoriamente, todos os meses.

É importante utilizar um software de gestão para fazer isso, porque ele organiza as informações de uma maneira fácil para serem utilizadas depois entre outros benefícios. Em seguida, faça uma previsão das despesas variáveis para adicionar no cálculo. Utilize como base os gastos do ano anterior e faça uma média.

No fim, você deve ter algo como esse exemplo a seguir:

R$ 2000 – Aluguel

R$ 4000 – Funcionários (salários e encargos)

R$ 500 – Contador

R$ 250 – Internet e sistemas

R$ 500 – Luz, água e telefone

R$ 300 – Despesas variáveis.

TOTAL: R$ 7550.

Com esse cálculo, você tem a informação de quanto costuma gastar todos os meses. Ou seja, esse é o valor mínimo que deve entrar no caixa de sua empresa.

 Controlar os gastos:  Não saia do valor planejado que você estabeleceu no passo anterior. Sempre que uma despesa nova surgir, coloque-a na planilha e no sistema de gestão. Além de deixar a estimativa mais exata, quando olhamos para tudo o que gastamos, a tendência é economizar.

Não se iluda com o lucro: Vendeu 20% a mais esse mês? Parabéns, mas cuidado! Não olhe apenas a tabela da receita e faça mais um gasto, porque a tabela de compras também vai aumentar. Olhe com calma os resultados, porque não é tudo que entrou no caixa que ficará lá.

Dicas para ter caixa no início do mês

Vamos dar uma dica de um método que vai te ajudar a começar o mês sem despesas: Comece calculando seu gasto mensal. Dívida esse valor por 10. Todos os meses separe 1/10 do valor de seus gastos em uma poupança. Assim, em 10 meses, você terá o valor total de suas despesas para um mês.

Se você tiver um mês bom, deposite mais de uma parcela. Se tiver um mês ruim, não deposite, mas não gaste de forma irresponsável. Renegocie com fornecedores e credores se for preciso.

Ao chegar no valor total, você já terá o mês seguinte completamente pago e a tranquilidade de focar no que é preciso: vendas, sucesso do cliente, gestão e parcerias. Refaça sua poupança durante o mês e comece o mês seguinte pagando antecipado. Isso resultará em descontos com os fornecedores e credores.

A importância do capital de giro

Você já andou em uma montanha russa? Se sim, deve saber a sensação de instabilidade que dá. São curvas inesperadas, momentos de altos e baixos e a surpresa é elemento presente a cada segundo. Empreender é como uma montanha russa. A concorrência é enorme, o mercado está sempre mudando e a estabilidade é algo difícil nesse universo. Por isso, vamos falar sobre um elemento essencial para que sua empresa não se torne uma constante montanha russa: o capital de giro para pequenas empresas.

Mas o que é capital de giro?

O capital de giro é, basicamente, a quantia que sua empresa precisa ter em caixa para honrar seus compromissos imediatos e não gerar dívidas. Por exemplo, se você vende a prazo para seus clientes, é preciso ter a quantia total em caixa para pagar os fornecedores ou a mão-de-obra. Salários, contas mensais e outras despesas operacionais também entram na conta.

Um dos principais pontos do capital de giro é conhecer o ciclo de sua empresa. Ele é o período que sua empresa leva entre receber dos clientes e comprar dos fornecedores. O ciclo de capital de giro ideal é quando o período que a empresa demora para receber o dinheiro é menor do que o período de pagamento.

Muitos pequenos empresários não sabem ou ignoram sua importância, e, quando a situação fica complicada, precisa recorrer a empréstimos e financiamentos, o que compromete, e muito, a saúde financeira da empresa a curto e médio prazos.

Como calcular o capital de giro?

Para calculá-lo é simples: some a quantia que você precisa receber dos clientes e subtraia pelas contas a pagar. O resultado é o valor que você precisa ter em caixa para manter a saúde da sua empresa.

A quantia a receber é chamada de Ativo Circulante e leva em conta o valor dos produtos em estoque, pois já foram comprados. Quanto maior for esse valor, mais dinheiro será preciso ter em caixa.

Já a quantia a pagar é chamada de Passivo Circulante e envolve, como mencionamos, contas a pagar, salários, aluguel, impostos e outras despesas. Ao contrário do ativo, quanto maior for o valor do Passivo Circulante, menos dinheiro será necessário em caixa. Assim, você sempre irá receber antes de precisar pagar – o que facilita, e muito, o planejamento financeiro.

Para facilitar a sua conta na hora de saber quanto você possui de capital de giro, olhe o esquema abaixo:

 Ativo Circulante – Passivo Circulante = Capital de Giro.

Para que esse processo de cálculo e conhecimento do capital de giro seja mais eficiente, é preciso que o empresário conheça profundamente o fluxo de caixa de seu negócio. Uma das maneiras mais simples de fazer isso é utilizando um software de gestão, que automatize esse trabalho e permita que o empreendedor foque no planejamento.

Como comprar melhor para ganhar mais

O sucesso de um negócio depende de vários fatores. Muitas vezes, análises simples de gastos e recebimentos não são suficientes para saber se a empresa dá lucro. Da mesma forma, olhar apenas para a quantidade dos produtos comprados e vendidos também pode não ser o bastante. Por isso, hoje vamos falar sobre outro aspecto importante: como comprar melhor para ganhar mais.

Pesquise mais fornecedores

Não tenha preguiça nem medo de sair da sua zona de conforto e buscar novos fornecedores para os produtos que você vende. A diminuição de gastos é essencial para que seus lucros sejam maiores. Então, nada mais justo que dar a devida atenção a quem te vende os produtos. Pesquise os fornecedores concorrentes, compare preços e prazos. Obtenha todo tipo de informação que possa te ajudar a comprar mais barato.

Organize as finanças

Nós já falamos aqui no blog sobre a importância de caprichar no fechamento do caixa e deixar as finanças sempre organizadas. Isso também serve para que você otimize suas compras. Se você souber exatamente quanto tem de dinheiro e fizer uma análise completa dos números, é possível se programar melhor para compras grandes, por exemplo. Imagine que, analisando os dados, você consiga prever que sua empresa está prestes a ter um aumento súbito nas vendas. Nesse contexto, é possível se planejar com antecedência para fazer grandes compras – o que, geralmente, garante descontos.

Pechinche

Às vezes, encontrar um produto mais barato pode não ser o suficiente para te fazer querer trocar de fornecedor. Outros fatores determinam se uma compra vale a pena. Porém, nunca deixe de pechinchar. Seu lado negociador pode te ajudar a melhorar os valores – principalmente se você seguir a dica anterior e conhecer bem todos os fornecedores dos seus produtos. Você pode usar essas informações para conseguir ótimos negócios. Afinal, nenhum vendedor gosta de perder uma venda, não é mesmo? Utilize isso a seu favor e negocie sempre as melhores condições para você.

Fique ligado nas oportunidades

O contato constante com o maior número possível de fornecedores pode te trazer outra vantagem. A chance de você ficar por dentro de promoções e condições especiais aumenta muito! Portanto, mantenha-se próximo

Como controlar o caixa e impulsionar o seu negócio

Gerenciar dinheiro é uma tarefa complicada e muitas vezes negligenciada por proprietários de empresas. Muitas vezes, os empresários não conseguem controlar o caixa porque não sabem exatamente quanto gastam e quanto ganham. Assim, acabam olhando para números que nem sempre são exatos. Assim, fica impossível saber se a empresa dá lucro ou prejuízo.

Nesse sentido, é crucial cuidar com carinho do coração das operações financeiras da sua empresa: o caixa. A Caixa Econômica Federal, por exemplo, oferece uma série de aulas para quem quer manter o orçamento da empresa sob controle. Hoje, trazemos dicas para que você saiba como controlar o caixa e impulsionar seu negócio!

Controle a entrada e a saída de dinheiro

Parece óbvio, mas muitos empresários não fazem o controle exato do que entra e sai do caixa. Se você guardar ou gastar dinheiro do caixa sem registrar, é impossível que as contas batam no cálculo final. Por isso, tenha registros detalhados de todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa, com informações de valores e horários, para que os números sejam confiáveis no momento de fazer o balanço.

Abra mais de um caixa por dia

Abrir e fechar vários caixas durante o dia te dá relatórios com movimentações menores, o que facilita a análise. Isso é importante para identificar entradas e saídas de dinheiro que foram registradas de forma errada ou não registradas. Assim, é possível, por exemplo, entender que um funcionário que trabalha em determinado horário precisa de um treinamento mais intensivo para operar o caixa. Também é possível notar padrões de vendas cujos valores não estão disponíveis no caixa. Isso dá aporte para que o empresário identifique o responsável.

Analise os resultados

O objetivo primordial de controlar o caixa é saber exatamente quanto dinheiro você tem. Porém, com os números organizados, sua empresa pode ter ainda mais vantagens. Além de conseguir identificar entradas de registros equivocados, você pode estudar os dados por outras razões. Por exemplo: perceber que em determinado horário as vendas não são muito boas e repensar seu horário de funcionamento. Outro exemplo possível seria perceber os períodos do ano onde as vendas são maiores e se planejar para aumentar o estoque nesses momentos. Assim, esse estudo pode te ajudar nas decisões e dar ideias que você não teria se não organizasse esses dados.

Utilize ferramentas tecnológicas para controlar o caixa

Isso tudo parece dar um trabalhão, não é? Porém, fazer um controle tão minucioso das questões financeiras da sua empresa não precisa ser uma dor de cabeça para você. Existem ferramentas digitais que podem te ajudar bastante na organização e na interpretação de todos esses dados e relatórios.

Como pagar dívidas sem pedir empréstimos ao banco?

A crise, o insucesso da economia, o aumento da taxa de inadimplência de clientes, o crescimento dos gastos fixos são situações que assustam, desiquilibram e afetam a balança e a saúde da empresa.  Isso ainda é um agravante se você for dono de um negócio e precisa pagar o quanto antes suas dívidas. A verdade é que, a crise afetou (e ainda afeta) muitos empreendedores e, quando isso acontece, não é fácil sair do vermelho.

Quando as contas não param de chegar e você precisa agir rápido, a primeira ideia do microempresário pode ser ir ao banco, fazer um empréstimo e pagar todo mundo. Mas será que isso resolve? Ter as contas pagas e todos os parceiros satisfeitos faz parecer que o problema foi solucionado. Cuidado! Os efeitos colaterais de um empréstimo podem ser enormes. A seguir, vamos apresentar algumas formas de pagar suas dívidas sem pedir empréstimos:

Crescimento da dívida

Quando se faz um empréstimo os juros de crédito são enormes, afinal de contas, é com esse tipo de negócio que eles lucram. E se o empréstimo não resolver sua situação? Aí as dívidas voltam e você ainda tem o empréstimo para pagar e, mesmo que você pague em dia todas as parcelas e tudo ocorra bem, ainda continuará pagando uma parcela significativa a mais de juros que já estão inclusos nos empréstimos!

Portanto, o melhor caminho é evitar ao máximo empréstimos e procurar se organizar para pagar todos seus débitos pendentes. A pergunta é, como fazer isso? Eis algumas propostas:

O que eu faço para pagar minhas dúvidas?

Não suma de seus credores: Fugir nunca será a solução, então não deixe de atende ao telefone ou responder e-mails, procure conversar com seus credores.  Uma conversa franca e aberta abre portas e te dará acesso a formas de pagamento mais flexíveis. Dessa forma, você ganhará tempo para manter e gerar mais capital para futuros acertos.

Encontre seus erros: Repense toda a trajetória do seu negócio nos últimos meses. O que deu certo? O que deu errado? Ao fazer isso, você reflete na sua forma de trabalhar e encontra os erros que te colocaram na atual situação. A partir disso, lute para melhorá-los! Já dizia Abílio Diniz, “quando se deparar com um grande problema, não olhe pela janela, olhe o para o espelho”.

Planeje e controle seus gastos: Fazer os cálculos de todos os gastos da sua empresa é essencial para saber para onde está indo seu dinheiro. Com um bom controle de todos os gastos, é mais fácil criar um planejamento efetivo e condizente com sua realidade. Dessa forma, seu negócio crescerá. Para mais dicas de como controlar e planejar os gastos de sua empresa, leia esse artigo, também no nosso blog.

Renegocie prazos com fornecedores: Você não vai conseguir renegociar a conta de energia, telefone ou internet. Nesses casos, gastar menos é a única opção. O que é possível renegociar são os prazos com fornecedores que sejam mais próximos, com quem você já estabeleceu uma relação de confiança ao longo do período de sua empresa. Para que isso dê certo, é necessário que você seja franco com os fornecedores, mostrando que sabe quais erros necessitam correção e que têm planejado seus gastos, mostrando que é capaz de honrar com seus compromissos.

Não desanime, batalhe: Não é fácil ter essa mentalidade todos os dias. Mas é o único jeito de tirar seu negócio da situação atual e voltar a crescer. Se for preciso, mude sua rotina: acorde mais cedo, vá embora mais tarde, faça promoções. Volte a relacionar-se com seus clientes, preste atenção em coisas que podem te ajudar. Foque no que falta para sua empresa melhorar, e mãos à obra!

Lembre-se: momentos de crise não são para sempre, o mercado está sempre mudando e, em curtos prazos, você poderá superar os obstáculos, seus débitos estarão sob controle e suas vendas voltarão a crescer.

Investi errado e estou com problemas no estoque. E agora?

Manter o controle do estoque é algo imprescindível para que uma empresa obtenha lucro. Tanto que já tratamos desse assunto em nosso blog. Empreendedores novatos, entretanto, não costumam ter conhecimento e acabam enfrentando alguns problemas com este controle.

Um dos grandes problemas está relacionado ao investimento mal aplicado. Quando um empresário compra mais do que precisa, por exemplo. Essa atitude afeta todo o caixa da empresa, pois as datas de recebimento dos clientes e pagamento de fornecedores ficam misturadas e os produtos no estoque saem em ritmos diferentes. Isso ainda é um agravante quando os produtos são alimentos perecíveis.  Uma maneira de evitar este tipo de problema é ter o conhecimento detalhado de todos os produtos do seu estoque.

O empresário necessita saber quais produtos têm mais saída, em quais épocas eles vendem mais e principalmente com que frequência seu fornecedor entrega novas unidades. A melhor maneira de ter todo esse controle é utilizando um software de gestão que automatize o trabalho, evitando erros e poupando tempo.

Mas eu já investi errado no estoque, como resolvo esse problema?

A solução nos casos de erro no investimento do estoque é vender os produtos de pouca saída abaixo do preço de mercado e investir mais nos produtos com maior saída. Vale ressaltar que essa estratégia pode trazer prejuízos, no entanto, há formas de revertê-los.  Veja o exemplo:

Vamos supor que você tenha comprado R$ 10 mil em produtos, e teria um retorno de R$ 20 mil. No entanto, você recebeu R$ 8 mil de retorno nesses produtos, ou seja, um prejuízo de R$ 2 mil.  A solução é utilizar esse dinheiro para comprar os produtos com maior liquidez. Mantendo o lucro de 100% que era estimado no início você terá R$ 16 mil de retorno, ou seja, um lucro de R$ 6 mil como ilustra o esquema a seguir:

Investimento Inicial: R$10.000

Esperado                                                                           Real

Venda por R$20.000 (Lucro de R$10.000)             Venda por R$8.000 (Prejuízo de R$2.000)

Reinvista os R$8.000 em produtos com alto fluxo de saída.

Venda por R$16.000 (Lucro de R$8.000)

Saldo final: Lucro de R$10.000    Saldo final: Lucro de R$6.000

A situação acima não é a ideal quando o assunto é compra e venda de produtos, afinal de contas, o planejado era receber R$ 10 mil e você recebeu apenas 60% desse valor. Entretanto, você evitou um prejuízo e ainda obteve retorno com isso. No fim das contas você apenas diminuiu o ritmo de crescimento da sua empresa.

Importante enfatizar mais uma vez que o segredo para um bom gerenciamento de estoque e caixa é conhecer todos os detalhes de cada produto, como seu fluxo de saída, a reposição dos fornecedores e as datas de pagamento.

Proatividade – saia do balcão e conquiste seus clientes

Emplacar um negócio de sucesso é uma tarefa cada vez mais rigorosa. O avanço das tecnologias de produção de bens e prestação de serviços eleva o nível da qualidade oferecida pelas empresas e a exigência dos clientes.

Ter produtos e serviços de ótima qualidade, porém, não é o único desafio dos empreendedores nos dias de hoje. Para destacar-se em relação aos concorrentes, é primordial pensar cuidado em todos os processos – desde a atração dos clientes até o relacionamento pós-venda.

Não fique parado

Nesse sentido, um problema grave pode colocar em xeque todo o desenvolvimento do negócio: a passividade. Cruzar os braços atrás do balcão nunca foi uma boa ideia e, em um contexto de inovação contínua e de desenvolvimento digital constante, isso se torna incabível.

Utilizar-se de ferramentas como as redes sociais e o marketing digital pode facilitar a busca por clientes e abrir um canal de comunicação importantíssimo com eles. A presença nas plataformas digitais também possibilita alcançar pessoas de qualquer lugar, quebrando uma barreira geográfica que limita o potencial da empresa.

Sempre à disposição do cliente

A criatividade e a preocupação com a satisfação dos clientes também são aliadas indispensáveis para quem deseja diferenciar-se no mercado. Empresas que buscam os clientes, oferecem o que eles precisam e se mostram presentes e descomplicadas – tudo isso de forma leve e amigável – têm mais chances de criar vínculos fortes com a clientela e, consequentemente, prosperar.

Sair de um modelo completamente analógico e estagnado para acatar ideias mais atuais é uma atitude que revoluciona todos os processos da empresa. Os clientes precisam procurar cada vez menos para encontrar a opção ideal de seu produto e para que a empresa apresente este diferencial – produto ideal em menor tempo – é necessário lançar-se de forma mais dinâmica.

Negócios passivos não têm mais vez na era digital. Ações proativas são obrigatórias para o empreendedor que pretende crescer e fidelizar seus clientes – assim como a busca incessante por melhorias e inovações.

Como saber se sua empresa dá lucro?

Gerenciar um negócio pode parecer uma tarefa simples, mas é uma jornada repleta de desafios. Um dos maiores deles, enfrentado por todo empresário, é aproveitar as ferramentas tecnológicas para vender mais. Outro é como saber se sua empresa dá lucro, já que até gigantes podem ter prejuízo. Por isso, separamos algumas dicas para quem precisa ter uma visão mais clara a respeito do sucesso ou do prejuízo da empresa.

Controle seu estoque

Para quem tem um comércio de produtos, esse ponto é primordial. Não adianta comprar apenas quando o estoque acabar. Por outro lado, criar um estoque gigantesco sem estudo prévio também não resolve o problema. O ideal é analisar o fluxo de entrada e saída de produtos e buscar uma solução intermediária. Assim, seu estoque será sempre suficiente para atender seus clientes. Além disso, você não vai gastar mais do que o necessário com os produtos comprados e a infraestrutura para armazená-los.

Organize suas contas

Uma dica importante de como saber se sua empresa dá lucro é ter um controle rigoroso sobre suas compras e gastos. Não é possível chegar a uma conclusão de lucro ou prejuízo se você não souber exatamente o quanto está gastando. Por isso, tenha relatórios de compras de produtos dos fornecedores e de outros gastos, como contas de luz, telefone, água e outras. Esta dica também pode te ajudar a reduzir os gastos da sua empresa, já que possibilita uma comparação entre diferentes relatórios e, com todos os dados na mão, fica mais fácil identificar possíveis problemas.

Crie relatórios de vendas

A importância de cuidar com carinho dos números das suas vendas é a mesma de organizar suas contas. Só dá para saber se sua empresa dá lucro se os números de gastos e proventos condizerem com a realidade. Anote tudo o que você vende, os valores, as quantidades e tudo mais que for necessário. Dessa forma, você terá números exatos sobre o quanto você ganha e o quanto você gasta.

Interprete seus números

Apesar de ser a parte mais importante da organização dos números da sua empresa, chegar aos valores exatos de compras e vendas não é suficiente para uma análise completa. Se você colocar em tabelas e gráficos os dados adquiridos, a análise dos números fica muito mais fácil e amigável. Isso permite que você compare diversos períodos. Assim, você pode ter ideias para melhorar sua empresa e vender mais.