Uma das dúvidas mais frequentes entre microempresários é como cadastrar e registrar seus produtos que não possuem um código de barras.
Em nosso post, mostraremos algumas maneiras de organizar e controlar os produtos do seu negócio.
Posso criar um código de barras?
Sim, você consegue elaborar um código de barras para os seus produtos usando um software de gestão ou, se você ainda não possui um, pode fazer o download de alguns programas disponíveis na internet, mas cuidado, você deve verificar se estes softwares são realmente seguros.
Quais são os sistemas de codificação?
Existem alguns sistemas de codificação que facilitam seu controle de estoque e a gestão da sua venda. Veja em quais das opções se enquadra seu negócio no momento:
- Sistema Alfabético: os materiais são codificados de acordo com as letras do alfabeto.
- Alfanumérico: a combinação de letras e números possibilita uma maior flexibilidade nos dados.
- Sistema numérico: possui maior amplitude, tendo inclusive variações importantes, dentre as quais se destaca o Sistema Americano Federal (SUPPLY CLASSIFICATION).
Agora que você já sabe alguns tipos de sistema de codificação, daremos destaque aos dois sistemas mais utilizados pelas empresas: o sistema decimal e o sistema de código de barras.
Sistema Decimal
No Sistema Decimal, a empresa utiliza uma classificação numérica para especificar os diversos tipos de produtos em seu estoque. Veja o exemplo a seguir:
01 – Café
02 – Salagados
03 – Doces
04 – Lanches
05 – Refrigerante
Uma maneira simples, mas que serve para algumas lanchonetes, sorveterias ou cafés. Você tem seu controle de tipos de produtos vinculados com uma numeração.
Código de barras
Existem alguns tipos de código de barras sendo utilizados mundo a fora, porém, o mais utilizado entre eles é o EAN que possui algumas variações: EAN 13, EAN 14, EAN/UCC 128. Tais variações permitem codificar os produtos de acordo com suas especificidades.
- EAN 13 – possui 13 dígitos seguindo a seguinte ordem de classificação: país + empresa + produto + dígito de controle. Para uma maior facilidade de identificação do EAN 13, cada país estabeleceu um código de identificação. No Brasil, por exemplo, foi atribuído o código 789.
- EAN/UCC 14 – é geralmente utilizado no suprimento de contêineres, fardos, etc., portanto, é utilizado com maior frequência na cadeia de suprimento e não para o consumidor final.
- EAN/UCC 128 – permite compactar uma quantidade grande de informações utilizando um “espaço relativamente pequeno”. Estas informações podem ser: data de validade, fabricante, data de fabricação, lote, etc.
A utilização desses processos e tecnologias gera uma enorme abrangência em seu negócio, agilizando seu tempo nas vendas, facilitando seu controle de estoque e aumentando sua lucratividade.
Uma vez implantada essas medidas, você terá um maior controle sobre a movimentação de produtos nas vendas, abrindo possibilidade para a implantação de novas ações como promoções de itens que estão parados a algum tempo no estoque.
Entenda o que é GTIN
Para identificar um produto em meio a um estoque cheio, é necessário usar algum tipo de código identificador para tal tarefa. Aí entra o código de barras, como já abordado anteriormente. Contudo, qual é a diferença do GTIN para o código de barras?
Primeiramente, é necessário entender a diferença entre código de barras, formato EAN e o registro GTIN. Embora interligados, os três possuem funções diferentes.
O código de barras é feito de traços pretos de tamanhos variáveis, que podem ser lidos por um leitor de código de barras. São gerados dentro de um sistema de gestão, e servem para agilizar e facilitar a movimentação do caixa. Imagine que, para cada produto que você adquire em um mercado, o operador do caixa precise digitar um conjunto de números para cada produto. A operação seria devagar e ineficiente, muitas vezes. Com isso, o código de barras simplifica toda essa operação.
O formato EAN é composto pelos números que estão localizados logo abaixo do código de barras. As barrinhas pretas nada mais são que representações visuais desses números. Os mais comuns são o EAN-13 e o EAN-8, que contêm, respectivamente, 13 dígitos e 8 dígitos, a depender do tamanho do produto vendido.
O registro GTIN, “Global Trade Item Number” em inglês, ou “Número Global de Item Comercial” em português, é o registro de um código único e universal destinado a um determinado produto. Em outras palavras, podemos dizer que o GTIN seria o “RG” do produto. Assim, caso esse produto seja vendido em todo o país ou mesmo para o exterior, o registro GTIN permite sua identificação. Isso é feito através da empresa GS1, responsável por essa operação.
Como funcionam os números do código de barras
A sequência de números presente embaixo de um código de barras, seja com registro na GS1 ou não, possui um motivo para sua distribuição, e nunca é aleatória.
Usando como exemplo a sequência “7891234123459”, os 3 primeiros números se referem à origem do produto (para o Brasil, usa-se 789 ou 790). Os 4 números seguintes (“1234”) são referentes à empresa responsável pelo produto (fabricante, por exemplo). A própria GS1 associa esse número à empresa. Os 5 próximos números (“12345”) são do produto em si, isto é, referem-se ao que está sendo vendido. Por fim, o último dígito é um verificador, que garante se o código todo é válido ou não.
Como um sistema de gestão pode te ajudar
Não é apenas gerar códigos de barra que um sistema de gestão faz por você. Além disso, ele te ajuda a gerenciar sua empresa com mais autonomia e segurança. Basta pensar em como a tecnologia nos ajuda e está presente em nossas vidas. Antes, toda a operação de venda ocorria somente com dinheiro e cheque. Já hoje, o cartão de crédito e débito e o PIX facilitam e muito todo o nosso cotidiano.
Essa mesma ideia vale para um sistema de gestão, que não só substitui o papel e a caneta como também automatiza cálculos e planejamentos de uma forma eficiente e autônoma.
Abaixo, você confere alguns dos principais recursos de um sistema de gestão.
Use o sistema pelo celular a qualquer momento
Gerenciar uma empresa é algo trabalhoso e que exige, muitas vezes, um deslocamento constante, seja para vistoriar a parte de vendas, seja para ajudar um setor que está atrasado. Com isso, ficar longe do seu sistema de gestão pode ser incômodo e até mesmo improdutivo.
Usar o sistema pelo celular se torna, nesse quesito, crucialmente importante, uma vez que é possível usar em qualquer lugar, sem depender de um computador. Além disso, todas as funções presentes no computador estão presentes no celular, o que não te faz perder tempo nem agilidade.
Portanto, mesmo que você não tenha tempo parado ou mesmo viaje bastante, basta estar com seu celular para gerenciar sua empresa, sem problemas, sem complicações.
Realize consignações de maneira simples
Muitas vezes, seu cliente pode estar indeciso em relação aos produtos que deseja adquirir, e pode querer levar alguns, testar, e depois voltar para acertar com quais ficará. Nessa venda consignada, o controle de estoque pode se tornar complexo, especialmente se forem feitas várias vendas assim, uma vez que a entrada e saída de mercadorias seja irregular.
Com um sistema de gestão, esse controle fica mais simples, já que existe uma opção para consignados, possibilitando registrar toda a operação, e ainda depois a transformar em uma venda. Assim, todo o processo se torna descomplicado e possível, sem haver problemas de controle que prejudiquem a venda.
Controle seu estoque sem complicações
Por menor que seja seu estoque, ter um controle preciso e constante pode ser difícil, ainda mais se você o faz no papel e no lápis. Entrada e saída de mercadorias, pagamento de despesas mensais a fornecedores, local do produto no estoque, tudo isso tem que ser atualizado constantemente, o que pode ser repetitivo e até mesmo falho. Afinal, erros por descuido ou desatenção sempre acontecem.
Com um sistema de gestão, você só precisa se preocupar em inserir suas informações e seus dados corretamente, e deixar que o programa cuide disso para você. Todos os cálculos serão feitos automaticamente pelo sistema, poupando tempo e evitando dores de cabeça.
Se algumas mercadorias, por exemplo, saem do seu estoque para ser entregue a clientes, não é necessário recalcular todo o estoque, pois o sistema lida sozinho com isso. Ou mesmo se você tiver várias despesas para pagar em datas específicas, basta consultar no sistema, podendo selecionar ainda de quais fornecedores você quer ver.
Emita relatórios customizáveis
Depois de um dia de vendas, é importante saber o quanto foi vendido, quanto foi o lucro, e quanto do estoque foi movimentado. Contudo, esse tipo de informação é difícil de obter, especialmente se você não possui um controle virtual. Fazer toda a conta do dia ou mesmo do mês no papel e lápis acaba sendo lerdo e ineficiente, na maior parte das vezes.
Com isso, utilizar um sistema de gestão torna a visualização das vendas do mês muito mais fácil, graças aos gráficos presentes no sistema. Além disso, os relatórios emitidos permitem que certas características sejam melhor visíveis. Um exemplo são os relatórios de produtos, que podem informar os preços de custo, de venda, com estoque atual, negativo, e por aí vai.
Além disso, esses relatórios podem ser filtrados em categorias (as que o próprio usuário cria, como “eletrônicos” ou “itens cosméticos”), marcas (como HP, Dell, Avon, etc), e setores (partes do seu estabelecimento, como o setor de padaria de um supermercado).
Pague corretamente seus impostos
O pagamento de impostos é uma obrigação de todo cidadão e todo empresário. Estar em dia com a Receita Federal é fundamental para uma vida financeira saudável e regular. Contudo, muitas vezes, pagar corretamente cada imposto pode se tornar uma tarefa difícil, seja pelos cálculos que precisam ser feitos, seja por quais impostos que devem ser pagos ou não.
Com um sistema de gestão, essa operação se torna mais fácil e descomplicada, já que basta inserir o valor correto de cada imposto e deixar o programa calcular, depois é só aplicar sobre os produtos indicados. Assim, você não precisa se preocupar se fez a conta certa ou se aplicou corretamente tais impostos nos produtos.
Impostos relacionados a produtos eletrônicos, por exemplo, podem ser inclusos no sistema e criados em uma categoria chamada “eletrônicos”. Assim, sempre que for incluso no programa algum produto que se encaixe nessa categoria, basta aplicar ela e pronto. Simples e fácil.
Tenha uma loja virtual e venda pela internet
Hoje em dia, vender pela internet é a porta de entrada para o crescimento de muitas empresas. Se pegarmos como exemplo a Amazon ou o Mercado Livre, podemos notar que ambas se consolidaram primeiro em vendas através da internet. Mesmo que elas tenham focos diferentes de outras empresas, a verdade é uma só: vender na internet te ajuda a encontrar clientes que você nunca pensaria em achar.
Pensando nisso, fazer com que a sua empresa venda online pode ser um bom investimento, não só para conseguir novos clientes como também para manter clientes antigos, que podem preferir comprar online com você, do conforto de casa. Além disso, você não precisará se preocupar em conciliar loja virtual e o sistema de gestão, uma vez que os dois são interligados, possibilitando uma autonomia e um enfoque maior para a loja física.
Seus dados sempre seguros na nuvem
O uso de plataformas da nuvem tem crescido nos últimos anos, visto sua acessibilidade e praticidade. Armazenar praticamente qualquer arquivo em qualquer lugar do mundo em um servidor para depois poder baixar esse mesmo arquivo em qualquer dispositivo ou lugar é o ponto mais atraente. Algumas das plataformas mais usadas atualmente são: Drive, do Google; OneDrive, da Microsoft; iCloud, da Apple; etc.
Caso o sistema de gestão rode através da nuvem, isso o torna, além de acessível tanto no computador quanto no celular, capaz de armazenar seus dados na nuvem, isto é, em um servidor próprio. Isso faz com que seus dados fiquem sempre seguros e disponíveis, sem haver a dor de cabeça de uma perda de dados.
Conclusão
Usar um sistema de gestão para cuidar da sua empresa é, além de recomendável, capaz de cuidar da saúde financeira da sua empresa, se usado corretamente. A Super Empresa pode te ajudar nisso tudo e muito mais, além de possuir um preço acessível. Para saber mais, clique aqui e conheça as vantagens de usar nossos sistemas!