Se sua empresa trabalha com a venda de produtos, ela precisa ter um estoque, ainda mais se lidar com um grande volume de itens. Afinal de contas, é preciso ter algumas unidades disponíveis a pronta entrega e com isso vem outra responsabilidade: contar o estoque.
Manter o controle do estoque é fundamental para qualquer empresa porque além de evitar a venda de um produto indisponível, gerando desconforto para o cliente, evita também a compra desnecessária de algo já presente no inventário, ou seja, perda de dinheiro.
Contar produtos grandes, um por um, não é tão trabalhoso porque costumam ser poucas unidades, mas e se o seu produto for pequeno, comercializado em grande volume de itens? Não dá para passar o dia contando 1000 peças pequenas, de diferentes tamanhos, tipos e medidas. Então, como você pode contar esses produtos, mantendo o controle exato do seu estoque? A resposta é simples: calcule o peso!
Produtos pequenos vêm em grandes quantidades, geralmente escritas nos lotes. Portanto, uma vez que sabemos o peso de uma unidade do item, podemos fazer a conta e descobrir o peso exato de 100, 200 ou mais unidades, sabendo, dessa forma, se estão faltando ou sobrando peças nos lotes.
Mas como fazer? Veja o passo a passo abaixo.
1. Adquira uma balança de precisão para contar seu estoque.
O primeiro passo é comprar uma balança eletrônica que consiga pesar 1 grama (1g). Isso é necessário porque produtos pequenos são extremamente leves e algumas balanças (como as de açougue, por exemplo), medem apenas de 10 em 10 gramas. Isso pode fazer com que você erre na conta e no peso final, e, consequentemente, tenha informações erradas do estoque.
2. Recipiente para tara
O segundo passo é comprar um recipiente para colocar uma pequena quantidade de itens. Pode ser um copo ou uma bacia comum. Coloque-o vazio na balança, e tire o peso dele. Isso é chamado de tara.
Assim, mesmo com o recipiente na balança, ela vai indicar 0g e contar apenas os produtos que você adicionar. Isso evita que alguns itens caiam no chão e se percam na hora da pesagem.
3. Pesar uma unidade
Em seguida, é preciso pesar uma unidade de cada produto. Assim, você vai saber o peso exato do item. Se o lote for muito grande, você pode optar por contar dez unidades de uma vez, ou até mesmo cem. Evite escolher números quebrados, porque a conta pode não fechar. Lembre-se de anotar tudo em uma planilha ou em um programa no computador uma vez que sistemas de gestão podem fazer isso e muito mais pelo seu negócio.
4. Multiplicar pelo total do lote
Agora que você sabe o peso da unidade desse item, basta fazer a multiplicação para a quantidade total do lote. Por exemplo, se o lote tem 2 mil itens, e cada produto pesa 3 gramas, logo o peso total desse lote deve ser seis quilos.
A partir daí, é só pegar o lote, conferir a quantidade de itens descrita e colocar na balança (lembre-se de pesar sem a caixa). Com o peso da unidade, você vai saber se a conta está correta, e se aquele lote está com o número exato do produto.
Esse processo é simples e certamente mais rápido do que contar peça por peça. Isso faz com que o responsável pelo estoque otimize seu tempo e energia, mantendo o estoque sempre em ordem e com as informações exatas dos produtos. Além disso, todas essas informações podem ficar armazenadas em sistemas de gestão, que facilitam o acesso e evitam que elas se percam. Assim, qualquer funcionário pode conferir os dados e fazer esse trabalho também.
POR QUE TER UM SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUE?
Quando se trabalha com mercadorias, seja dentro de um depósito, seja dentro na própria loja, é extremamente importante ter um bom controle de estoque, uma vez que toda a sua negociação depende de saber: quanto você tem, onde você tem, porque você tem.
Com isso, fazer um bom controle, isto é, vistoriar o que sai e entra a todo instante, saber o quanto de determinado produto você tem ao final do dia, e quando você precisará adquirir mais mercadoria, é fundamental para uma boa vida empresarial.
Contudo, fazer tudo isso à mão, seja você mesmo fazendo ou alguns funcionários, é complicado e, no pior dos casos, caótico. Mesmo que tudo seja feito da melhor forma possível e se preste muita atenção no momento, erros humanos acontecem, além de você precisar de uma equipe só para isso, o que aumentará seus gastos significativamente.
Com um sistema de controle de estoque, tudo se torna mais simples: o gasto é mais em conta e a gestão fica mais fácil de ser feita. Claro, ainda se precisará de alguém para colocar as informações no sistema, mas a chance de algo dar errado é bem menor, uma vez que o sistema lidará com todos os dados, sendo a única função humana a ser executada inserir os dados.
Logo, ter um sistema para controlar seu estoque ajuda no dia a dia, pois ele automatiza todos os dados que você inserir, permitindo, por exemplo, consultas específicas e baixas rápidas no sistema, agilizando todo o processo de compra e venda.
Recursos
Dos diversos recursos que um sistema de controle de estoque pode ter, esses são alguns dos melhores – e mais importantes:
1. Relatórios de conferência
Com os dados da empresa inseridos corretamente, é possível gerar relatórios específicos dependendo do que se deseja ver: quantidade de determinados produtos no estoque; lucro ganho nas transações do dia, da semana, do mês; quantas baixas foram feitas em determinado dia, e daí em diante. Essa função ajuda muito, uma vez que faz a parte mais difícil (montar o relatório) para você.
2. Local da prateleira
No caso de depósitos grandes, com diversas prateleiras numeradas, encontrar uma determinada mercadoria pode ser desafiador. Porém, com essa função tudo fica mais simples: quando um produto for inserido no sistema, basta colocar também sua localização nas prateleiras, e pronto! Quando se desejar saber onde tal mercadoria está, basta olhar no sistema.
3. Separação por categorias e setores
É possível, com essa função, visualizar todas as suas mercadorias de acordo com categorias e setores (como “limpeza”, “eletrônicos”, “padaria”, “mecânica”, “manutenção”, etc) que o próprio empresário pode criar e usar conforme bem entender.
4. Registro de movimentação
Ao se gerenciar um estoque, é imprescindível o conhecimento de quais mercadorias entraram e quais saíram, seja para venda e transporte, seja para aquisição e chegada. Com isso, ter um registro automático dessas operações para consulta é essencial, e um sistema de controle de estoque faz exatamente isso. Então, ao invés de você precisar fazer tudo à mão, basta deixar que o sistema faça para você!
5. Loja física e loja virtual sincronizadas
Quando a loja física tem também uma versão online, ocorre um certo problema de gerenciamento, uma vez que tudo que for feito em uma loja deve abater no mesmo estoque, o que pode ser uma dor de cabeça para o empresário. Com um sistema, isso já não acontece, uma vez que ele automatiza essa operação, evitando também possíveis erros futuros.
Os principais erros
Para um bom gerenciamento de estoque, é fundamental manter a ordem e não se cometer erros, desde vendas mal planejadas até problemas na gestão de todo o seu estoque. Para que isso possa ser feito, é necessário se atentar para alguns detalhes que possam passar despercebidos.
1. Deixar o estoque ficar irregular
O estoque deve acompanhar as transações na demanda, isto é, de acordo com os números de venda e compra, da maneira mais nivelada possível. Caso isso não se suceda, ocorre uma irregularidade na quantia de produtos disponíveis para venda e produtos vendidos.
Caso o número de vendas seja maior do que há no estoque, vários clientes ficarão por receber o que compraram, o que acaba gerando descontentamento, desentendidos e cancelamentos.
Caso o número de vendas seja menor, embora nenhum cliente fique sem receber, a mercadoria que restou pode ficar parada por um certo tempo, o que pode fazer com que ela estrague, enferruje ou até mesmo seja perdida.
Portanto, sempre fique atento à capacidade do seu estoque, como ele está organizado, e por quanto tempo suas mercadorias ficarão ali.
2. Vendas variáveis
Ainda se pensando em número de vendas, algo que também se deve atentar é ao fato que determinadas mercadorias possuem períodos de venda, o que faz com que um estoque mal organizado fique sobrecarregado de produtos que não serão comercializados.
Uma mercearia, por exemplo, sempre deve se atentar a que tipo de fruta está comprando, uma vez que elas possuem estações específicas para serem colhidas, o que resulta em um período único de venda. Portanto, atente-se as suas mercadorias, e saiba quando é hora de as comercializar ou não.
3. Fazer tudo no lápis e no papel, sem um sistema de gestão
Deixar todo o controle de estoque da sua empresa apenas no papel, ou mesmo na memória, não é uma boa medida.
Há vários problemas comuns nessa abordagem. Perder o papel com todas as informações; rabiscá-lo demais, a ponto dele ficar ilegível; usar uma versão desatualizada do estoque, uma vez que este muda constantemente; entre outros.
Com isso, usar um sistema de gestão de estoque, além de tornar toda a operação automatizada e dinâmica, faz com que seus dados possam ser salvos online, evitando possíveis perdas e dores de cabeça.
4. Não especificar os produtos para futura identificação
Quando as mercadorias são dispostas em um depósito, seja em um armazém, seja em algum espaço da sua loja, é essencial que todas passem por uma identificação completa e funcional.
Com isso, quando for necessário pegar um certo produto, independente de qual seja, a operação será fácil e simples.
Informações desde tamanho (grande, pequeno, médio porte), condições (frágil, carga pesada), dimensões (largura, altura, espessura), cor, data de fabricação, fabricante etc, são importantes de serem bem anotadas e guardadas.
Como aumentar a eficiência
Mesmo se evitando os problemas, ainda assim é necessário sempre ficar de olho no seu estoque, fazendo as devidas manutenções e vistorias. Abaixo, você confere algumas dicas imprescindíveis para melhorar a eficiência do seu controle de estoque.
1. Limpeza do ambiente
Algo fundamental em um estoque, além da organização, é a limpeza do ambiente, impedindo complicações diversas: desde a presença de animais impróprios até os próprios produtos em péssimas condições de higiene.
Além disso, é interessante se pensar em um ambiente com temperatura adequada para as mercadorias. A falta de refrigeração, por exemplo, para com alimentos armazenados pode ocasionar em problemas de validade e qualidade.
Com isso, é indicado se reservar um tempo para cuidar disso, ou ao menos contratar alguém profissional na área de limpeza para a tarefa.
2. Vistorias constantes
Não há como esperar que um estoque permaneça perfeito sem que você o observe constantemente, isto é, visite-o regularmente e avalie o lugar, melhorando o que for necessário.
Ausentar-se do controle do estoque, por mais que em certos momentos seja necessário, é perigoso, uma vez que possa acontecer algo que precise da sua vistoria e orientação.
Assim como funciona sua empresa, seu estoque precisa de atenção e cuidado. Afinal, ele é uma das partes mais importantes da sua empresa.
3. Atribuir funções corretamente
O controle de um estoque exige dedicação total de uma equipe inteira, por menor que sua empresa seja. E a atribuição das funções corretas para as pessoas corretas é primordial para o bom funcionamento de toda a logística de estoque.
Atribuir, por exemplo, alguém responsável pela faxina para o controle das mercadorias que entram e saem será, no mínimo, problemático, visto que a pessoa não está em sua função mais apropriada.
Com isso, planejar e distribuir sua equipe corretamente é um passo em frente ao sucesso, não um passo para trás.
4. Atentar-se ao custo e ao lucro totais
Embora isso seja parte do funcionamento de uma empresa, também se aplica à gestão de um estoque os custos e lucros do mês ou do ano, uma vez que é fundamental entender o que mais causou despesas e o que mais rendeu faturamento positivo.
Se uma mercadoria, por exemplo, custa muito, mas vende bastante, o investimento é válido. Contudo, mesmo uma mercadoria barata, se não houver venda suficiente, o gasto não se justifica.
Há também a questão do espaço. Mercadorias caras e grandes ocupam um espaço fixo, enquanto mercadorias baratas e pequenas usam um espaço mais modulável. Com isso, planejar o que será comercializado é mais que essencial para o gerenciamento de um estoque.
5. Usar um lugar apropriado
Por mais que soe óbvio, a escolha do local que será usado como depósito impacta tudo, desde o faturamento final até todo o trâmite.
Um lugar muito pequeno pode atender a demanda de poucos produtos de uma empresa, contudo certamente não será suficiente para a demanda de uma empresa focada totalmente na venda de máquinas de lavar, por exemplo. Do mesmo jeito que um depósito enorme será excessivo para alguém que comercializa algumas camisetas personalizadas, além de fora do orçamento (desde o aluguel, até a limpeza de um lugar tão grande).
Por isso, buscar o lugar adequado é importante, por mais que às vezes seja difícil e complicado. E mesmo que possa parecer muito simples (um cômodo da sua empresa, por exemplo), ainda é um estoque que deve ser gerenciado como tal.
Métodos de gestão
Para se organizar bem um estoque, uma boa metodologia de gestão deve ser tomada, a fim de garantir uma lógica interna para toda a operação. Vejamos algumas delas.
1. PEPS
Trata-se de uma gestão em que os produtos mais velhos, isto é, a mais tempo armazenados no estoque, acabam por sair para venda antes dos outros, possibilitando uma reposição dinâmica e funcional. O próprio significado da sigla indica isso: “Primeiro que entra, primeiro que sai”.
Mas, para que seja bem executada, é necessária uma boa organização do estoque, com datas e informações bem inseridas, para se evitar possíveis complicações nessa gestão.
2. UEPS
Diferentemente da PEPS, essa gestão trata em vender os produtos mais novos primeiros, daí o porquê da sigla: “Último a entrar, primeiro a sair”.
Contudo, ela não é uma prática indicada para empresas do ramo alimentício, uma vez que os produtos possuem prazo de validade e devem ser comercializados até essa data limite. Além disso, essa prática não é permitida para a emissão fiscal da empresa, uma vez que o valor da mercadoria, por ser alto devido à venda do mais novo, impacta diretamente no valor de arrecadação. Com isso, ela deve ser usada somente para questões internas.
3. MPM
De significado “Média Ponderada Móvel”, essa gestão realiza exatamente uma média do valor total das mercadorias a cada compra destas, fazendo com que o valor unitário permaneça constante e seguro, em certa medida.
Contudo, esse método é indicado para uso da contabilidade, uma vez que define os valores de custo das mercadorias de modo lógico, e não para uso da venda, já que acaba por encarecer as mercadorias.
4. JUST IN TIME
Essa gestão se baseia no abastecimento mínimo do estoque, isto é, na compra de mercadorias em baixa quantidade para atender apenas um número esperado de vendas. Um controle “sob demanda”, pode-se dizer, daí o nome em inglês (tradução, “bem na hora”).
Apesar de abaixar os custos totais, essa gestão deve ser sempre planejada com exatidão e antecedência, visto que ficar sem mercadoria disponível para venda afasta os clientes e diminui, evidentemente, os lucros.
Tendo tudo isso em mente, a sugestão é que você busque um sistema de controle de estoque que possa te auxiliar da melhor maneira possível. O sistema da Super Empresa oferece tudo isso e muito mais, e se você quiser saber mais, clique aqui para conhecer!