Participar do mercado pode parecer complicado às vezes. Com suas inúmeras exigências e demandas, alguns assuntos acabam passando despercebidos ou sem a atenção merecida. Uma das coisas que merecem bastante destaque é a nota fiscal, que pode passar muitas vezes despercebida. Abaixo, trouxemos algumas das principais dúvidas sobre nota fiscal:
1. Preciso emitir nota fiscal?
Sim. Não emitir a nota pode ocasionar multas e até prisão, em estados mais graves. O único que não precisa é o MEI que vende para pessoa física.
2. Existem quantos tipos de notas?
Três, cada uma com sua especialidade. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é emitida com a venda de produtos físicos. A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é emitida com a prestação de serviço, seja virtual ou presencial. Por ser um documento municipal, ela possui legislações diferentes. Já a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) não está presente no estado de São Paulo, e funciona como uma substituta ao cupom fiscal eletrônico em outros estados.
3. Qual certificado digital devo usar?
Existem dois tipos de certificação digital (identificação da empresa aos órgãos públicos). O A1 é digital, o que possibilita mais dinamicidade e praticidade no dia a dia. Já o A3 é físico, e deve ser conectado ao computador.
4. DANFE é nota fiscal?
Não, ele é a representação física da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Como a nota é digital e inexistente no mundo real, ela precisa de algo que a materialize, e o DANFE possui esse papel. Além disso, ele possui a chave de acesso da nota, um código de 44 números que ajuda a resgatar e baixar o XML da nota pela internet, que deve ser armazenado por 5 anos.
5. Vender muito e emitir pouco é bom?
Não, pois dificulta muito a sua vida. Há vários problemas que podem aparecer caso você emita uma nota só para um número muito grande de vendas, como a impossibilidade de cancelar uma nota específica que saiu errada, além de possíveis problemas com a Receita Federal. Logo, a regra é clara: emita o mesmo tanto que você vender.
6. É preciso armazenar as notas fiscais? Por quanto tempo?
Uma dúvida que pode surgir quando você emitir a nota fiscal é o que você deve fazer com ela. Como ela serve tanto para registrar a venda que aconteceu, quanto para comprovar que sua empresa está em dia com a Receita Federal, é necessário a armazenar em algum lugar seguro por um período mínimo de 5 anos. Assim, caso algum fiscal aparecer e exigir as notas de sua empresa, você não passe por problemas ou complicações.
Uma opção também viável é armazenar suas notas em nuvem, isto é, eletronicamente em um servidor seguro. Assim, você tem acesso integral a elas por um período indeterminado, visto que não haverá risco de estragarem ou serem perdidas. Contudo, ainda assim é recomendado as guardar em papel, fisicamente, visto que isso é uma obrigação fiscal a ser cumprida.
7. Não emitir nota é um crime?
Sim, é crime não emitir nota fiscal, vide a lei 8137/1990. Além do pagamento de multa estipulada, pode acontecer a detenção do indivíduo por 2 dias ou até mesmo 5 anos. Além da aparente sonegação de impostos (não emitindo uma nota, você acaba por não pagar os tributos necessários), ocorre o comprometimento da fiscalização do Governo, que passa a não saber o que realmente está sendo vendido e por quanto. Portanto, busque emitir suas notas sempre em dia, e da maneira correta.
8. O que é XML?
É o formato digital em que a nota fiscal é emitida, portando uma assinatura digital que a valida, além de estar em um padrão escriturário que a permite ser utilizada em qualquer lugar do país com segurança.
Como ele é digital, o seu armazenamento é feito digitalmente, isto é, em um computador específico ou em plataforma de nuvem (que possui um servidor dedicado para isso). O mais aconselhado, nesse caso, é armazenar suas notas digitais em um servidor, visto que a chance de perder seus dados é praticamente insignificante, além da segurança prestada.
9. O que é RPS?
Em determinadas situações, a emissão da nota pode estar impossibilitada, seja pela falta de internet, de energia, ou outros fatores. Assim, para não deixar de emitir nota, a emissão do RPS (Recibo Provisório de Serviços) se torna possível, visto que ele substitui a nota enquanto for necessário. Nele, é preciso informar os dados do comprador, os dados do serviço prestado, e o CNPJ da empresa, que fará a nota quando for possível.
Vale destacar que há outros dois tipos de recibos provisórios: o RPS-M (Recibo Provisório de Serviços de Nota Fiscal Conjugada), para notas de produtos e serviços; e o RPS-S (Recibo Provisório de Serviços Simplificados), para os cupons fiscais.
Algo importante a ser destacado é que nem todas as prefeituras aceitam o RPS, sendo da responsabilidade do empreendedor se informar acerca de sua prefeitura e da possibilidade ou não de emitir o RPS quando for preciso.
10. O que é CNAE?
Diferentemente do código de serviço, que determina os impostos e deve ser informado nas NFS-e (Notas Fiscais Eletrônicas de Serviço), a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) é um código de 7 números usado para identificar qual é a atuação econômica de uma empresa ou de um autônomo. O código, por sua vez, é dividido em seções (21), divisões (87), grupos (285), classes (672) e subclasses (1318), de acordo com a ordem dos números do código. Isto é, o primeiro número equivale a seções, o segundo a divisões, o terceiro a grupos, o quarto e o dígito verificador a classes, e os dois últimos número após o dígito a subclasses.
11. O que é NCM?
É um código de 8 números, responsável por identificar os produtos que circulam nos países do Mercosul (seja no Brasil, seja nos outros). Com isso, a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) ajuda na arrecadação correta de tributos fiscais, além de permitir saber quantos produtos estão em movimentação ao longo de todo o território do Mercosul.
12. Como cancelar uma nota fiscal?
É possível cancelar uma nota fiscal, embora para isso seja necessário saber qual nota foi emitida e estar atento ao tempo máximo preterido.
Para a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), varia de estado para estado, tendo em média um tempo de 24 horas. Já para a NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor), o prazo é de até 30 minutos (ou seja, bem menos que a outra). No caso da NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços), dependerá se o ISS (Imposto sobre Serviços) já tiver sido recolhido. Se sim, é preciso a abertura de um processo administrativo para tal empreitada. Se não, é de até 6 meses.
Como um Sistema de Gestão pode te ajudar
Além de saber sobre a importância da nota fiscal e seus detalhes, é fundamental para um empresário de sucesso gerir corretamente a sua empresa. Para tal, contudo, somente atenção e cuidado não são suficientes, uma vez que saber tudo que acontece na sua empresa e conseguir relacionar cada informação é impraticável e falho.
É nesse momento que um sistema de gestão pode te auxiliar a controlar sua empresa e aumentar seu faturamento de modo proporcional ao seu trabalho: não só fazendo a parte difícil para você, como te ajudando a identificar as partes difíceis e fáceis. Abaixo você confere algumas das principais ferramentas que um sistema de gestão dispõe.
Controle de estoque
A principal ferramenta que você terá em mãos é um controle de estoque completo e funcional, que fará a diferença no seu dia a dia. Pode parecer que não, mas gerir o menor dos estoques é uma tarefa árdua e complexa. Não só é fundamental saber o que entra e o que sai, como também é preciso ter em mente as vendas de meses anteriores, as despesas a serem pagas no mês, os fornecedores com quem se deve fazer negócios, e sucessivamente.
Com um sistema de gestão, todas as dificuldades são eliminadas. É possível, por exemplo, cadastrar todas as despesas mensais que devem ser pagas, evitando esquecimentos ou complicações. Além disso, é possível inserir todas as informações de cada fornecedor, facilitando o contato e a relação comercial para com eles. Por fim, cadastrar cada produto no sistema também é fácil e completo, sendo possível inserir dados fiscais (impostos específicos de cada tipo de produto), dados de localização no estoque (local da prateleira e seção, por exemplo), além dos dados típicos (tamanho, peso, preço etc).
Portanto, ter um sistema de gestão é ganhar tempo e agilidade durante o seu dia, como também permite uma boa gestão empresarial.
Uso pelo celular ou computador
O empresário nunca fica parado. Seja no expediente, seja em horário não comercial, o dono de um negócio sempre precisa estar se movendo para atrair novos clientes para sua empresa, conseguir produtos novos para venda e novas relações comerciais, e assim por diante. Com isso, é difícil estar sempre em mãos com computadores (mesmo que sejam notebooks portáteis), visto o dinamismo diário.
Com um sistema de gestão acessível através do celular, a facilidade começa já na praticidade de se acessar o sistema. Com poucos toques na tela, você já tem em mente o que está acontecendo com sua empresa, desde movimentações de estoque até novos contratos, além de poder alterar o que for de seu agrado. Assim, mesmo pelo celular, você tem o mesmo controle que teria em um computador.
Portanto, ter um sistema de gestão é estar em dia com a tecnologia e com novas possibilidades de ação empresarial.
Loja virtual integrada
O mundo todo hoje está na internet. Desde pessoas e grupos de amigos em redes sociais (como Instagram, Facebook, Twitter), até empresas multinacionais de grande capital financeiro (como Amazon, Apple, Mercado Livre). Pode-se dizer, portanto, que a internet permite não só a interação rápida e fácil entre as pessoas, como também facilita as relações comerciais e empresariais.
Atuar na internet pode ser difícil, em um primeiro momento. Anunciar em plataformas já estabelecidas (como o Marketplace do Facebook) pode ser um processo lento e não tão chamativo para novos clientes. Com um sistema de gestão que tenha uma loja virtual integrada, anunciar na internet se torna simples e prazeroso. Além de possuir um site totalmente seu, com todos os seus produtos, de visual próprio e único, você conta com a sincronia entre o sistema de gestão e a loja virtual. Assim, caso haja uma venda no site, o sistema já dá baixa, sem você precisar interferir.
Além disso, não só novos clientes podem ser conquistados através da loja virtual, como também velhos clientes, que terão uma nova forma de comprar de você, o que pode incentivar o consumo. Portanto, ter uma loja virtual é só mais uma vantagem e uma chance de se destacar online.
Dados armazenados na nuvem
Hoje em dia, perder dados salvos em um computador, celular ou pendrive é o pesadelo de muitas pessoas. Não só pode ser prejudicial, dependendo do que estava salvo no dispositivo, como também é irreversível e não recorrível a ninguém. Assim, se você tiver dados importantes, desde documentos até arquivos personalizados, isso será um retrocesso e tanto.
Com um sistema de gestão, você não precisa se preocupar. Com armazenamento em nuvem, isto é, em servidores seguros e próprios para tal operação, tudo que você fizer no sistema ficará salvo fora de seu dispositivo, permitindo o acesso em casos de perda ou roubo. Assim, você não fica na mão, nem perde seu tempo com eventuais transtornos.
Isso tudo já não seria possível em uma gestão feita no papel e na caneta, uma vez que a perda ou danificação do papel é fácil de acontecer e praticamente irreparável. Portanto, ter um sistema de gestão te ajuda a manter segura toda a sua gestão empresarial, dando tranquilidade e calma para o seu dia a dia.
Relatórios detalhados e acessíveis
Como dito anteriormente, saber tudo que acontece em sua empresa é uma tarefa e tanto. Mesmo com todas as ferramentas que um sistema de gestão dispõe para você, se não for possível visualizar tudo que aconteceu ao longo do mês ou dos meses, toda a operação poderá ser em vão.
É aí que entra a emissão de relatórios dentro do sistema de gestão, que permitem relacionar e saber diversas informações essenciais. A relação de custo e venda, por exemplo, dos produtos vendidos no último mês é possível, além de gráficos completos sobre o que você desejar ver (as vendas anuais, por exemplo). Assim, você tem em mente tudo que acontece em sua empresa, de modo fácil e acessível.
Portanto, ter um sistema de gestão é mais que útil, como também é dinâmico, seguro e extremamente funcional.
Conclusão
Tendo em vista tudo que foi visto, é perceptível que saber gerir a sua empresa e tudo a respeito de notas fiscais é fundamental para uma vida empresarial saudável. Caso queira aprimorar isso tudo, conheça mais sobre os sistemas da Super Empresa, feitos para te auxiliar em seu dia a dia da melhor maneira possível. Para saber mais, clique aqui!