Desde uma simples compra no mercado até um serviço prestado por uma empresa multinacional, a nota fiscal está presente. Seja para representar fiscalmente o que foi adquirido, seja para o correto pagamento dos tributos, entender a nota fiscal é algo fundamental para um empresário de sucesso. E saber quais os tipos de notas fiscais é mais que imprescindível! Portanto, vamos analisar juntos.

Para facilitar a leitura do texto, o artigo foi dividido em algumas partes. Se quiser ir direto para algum conteúdo específico, é só clicar no índice abaixo ?

O que é uma Nota Fiscal?

A Nota Fiscal é um documento jurídico de uso comercial, a fim de regularizar o pagamento dos impostos e facilitar o registro e o controle das transações, sejam estas de mercadorias ou de serviços.

Vale lembrar que sua emissão é obrigatória, com penalização criminal para quem a deixa de emitir ou a declara incorretamente. Uma exceção, no entanto, é entre MEI e pessoa física, sendo opcional a emissão.

Por fim, é interessante observar que ela nem sempre foi em formato digital, tendo sido já impressa e preenchida à mão. Contudo, com a evolução da tecnologia, ela se tornou digital por variados motivos: padronização, eficácia no processo de emissão, salvamento em nuvem mais acessível etc.

O que é DANF-e?

Se a nota fiscal é a principal parte da negociação, então para que serve essa outra nomenclatura? Seria para um auxiliar da nota fiscal? Exatamente isso!

Ele funciona como Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e), e basicamente é uma forma simplificada da nota fiscal eletrônica, com finalidade de permitir a rápida visualização da nota, além de acompanhar o produto durante a transportação até o destinatário.

Geralmente, ele é impresso em folha A4.

Além disso, ele possui dois códigos: um de barras e um de acesso, ambos para facilitar a checagem da mercadoria por membros fiscais.

É obrigatório, vale lembrar, que a mercadoria tenha uma DANF-e consigo durante toda a transportação, sob penalização fiscal caso contrário.

Os principais tipos de Notas Fiscais

Essas notas fiscais, além de muito comuns, são também de extrema importância, uma vez que elas permitem o comércio e a utilização de inúmeros serviços e bens.

1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Talvez a mais popular de todas, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é utilizada para registrar a venda de produtos físicos, desde mercadorias de baixo valor até as de alto valor.

Sobre ela, incidem impostos, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços), o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), o PIS (Programa de Integração Social), e o COFINS (Contribuição para Financiamento de Seguridade Social).

Vale lembrar que o ICMS é um imposto estadual, enquanto o IPI, o PIS e o COFINS são impostos federais, sendo o IPI exclusivo de indústrias.

Além disso, ela deve ser acompanhada por um certificado digital, que serve para sua validação. Certas informações são necessárias para a composição da nota, como:

• Dados do vendedor (nome da empresa, CNPJ, endereço completo, contato)
• Dados do comprador (nome completo, CPF, endereço completo, contato)
• Dados do produto (nome, preço, unidade)
• Dados fiscais (tributos necessários e pagos)
• Dados de pagamento (cartão de crédito, boleto, à vista, parcelado)
• Assinatura Digital (validação do todo)

? Observação: Se você quiser saber como emitir a Nota Fiscal Eletrônica, confira nosso artigo mostrando tudo o que é necessário para a emissão.

2. Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e)

A diferença entre essa nota e a anterior é simples: enquanto a NF-e se volta aos produtos comercializados, a NFS-e é utilizada para as prestações de serviço, dos tipos mais variados (desde uma oficina mecânica até um consultório odontológico).

O imposto aplicado a essa nota é o ISS (Imposto sobre Serviços). Ele é municipal, podendo ser emitida automaticamente nos próprios sistemas da prefeitura.

Contudo, a depender do município, pode ser que isso não seja possível, sendo necessária a emissão do Recibo Provisório de Serviços (RPS), de valor fiscal temporário até a devida emissão da NFS-e.

As informações necessárias são parecidas com as da NF-e, com a única diferença que, ao invés dos dados sobre o produto, deve-se colocar os dados do serviço, tais como: natureza do serviço, apontar a data de sua realização, além de explicar o seu tipo.

3. Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor (NFC-e)

Substituindo o cupom fiscal, a NFC-e é utilizada amplamente no varejo, como em supermercados, açougues, telefonias, atacadões etc. Ela permite ao consumidor a visualização dos produtos comprados, além dos impostos aplicados.

Seu formato, em contraste com o DANF-e, é feito em tamanho cupom e emitido por uma impressora térmica. Com isso, o tamanho se torna prático para o transporte e a checagem rápida.

Além disso, assim que a nota é emitida, ela é enviada diretamente ao Fisco, facilitando todo o processo de envio e vistoria.

4. Nota Fiscal Eletrônica Avulsa (NFA-e)

Usada por aqueles que não precisam pagar o ICMS, ficou muito popular entre os microempresários (MEI). Ela funciona como alternativa à NF-e, visto a grande similaridade entre ambas, com a única diferença sendo o pagamento ou não do ICMS.

No caso do uso por MEIs, ela não é obrigatória em transações (seja de produtos, seja de serviços) para com pessoas físicas. Contudo, para com pessoas jurídicas a emissão de nota é obrigatória, e é aí que a NFA-e entra. Embora digital, é necessário fazer o armazenamento da nota em formato impresso, uma vez que sua validade se dá assim.

Possibilidades da Nota Fiscal

Quando pensamos na Nota Fiscal, é comum relacionarmos ela a uma venda ou compra de mercadorias. É claro que isso não está errado, mas você sabia que a Nota Fiscal Eletrônica te permite registrar diversas outras operações? Abaixo você pode conferir algumas possibilidades além da clássica compra e venda:

Nota Fiscal de Exportação

Essa nota, diferentemente das outras, é emitida quando há compra de produtos brasileiros com envio para fora do país. Ela serve, portanto, para legitimar à Receita Federal o que foi transportado para outra localização, além dos devidos valores fiscais cobrados.

Na nota, devem constar, além dos dados já habituais, informações referentes ao embarque e desembarque da mercadoria, além do trânsito entre fronteiras.

Nota Fiscal de Remessa

Não referente a compras ou vendas, ela deve ser emitida quando a mercadoria necessita transitar exteriormente (isto é, entre depósitos e lojas), para assim ser evitado a cobrança de impostos e multas.

Além disso, ocorre em operações de doações, exposições, troca de localização de mercadorias para logística de vendas ou simples transporte, envio à manutenção em caso de problemas técnicos etc.

Nota Fiscal Denegada

Quando a Secretaria da Fazenda e Planejamento (SEFAZ) encontra irregularidades nos dados apresentados (tanto do emissor quanto do destinatário) após o processo de validação de uma NF-e, a nota passa a ser denegada.

Contudo, por mais que seja inválida, a nota deve ser armazenada igualmente às outras, visto que não pode ser cancelada, inutilizada, reaproveitada ou refeita.

Nota Fiscal Rejeitada

Nesse caso, a nota não foi aprovada, mas ainda pode ser alterada e passar novamente por reavaliação. Para ser rejeitada, ela deve apresentar ausência de informações e incoerências, enquanto a denegada apresenta falhas mais graves, como informações incorretas, tributações irregulares e a falta da inscrição estadual. 

Vale lembrar que tanto a Nota Fiscal Rejeitada quanto a Nota Fiscal Denegada são as duas alternativas possíveis quando uma Nota Fiscal não é aprovada.

Outros tipos de Documentos Fiscais

Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)

É uma variação da Nota Fiscal Eletrônica, com existência exclusivamente digital. Por ser de natureza virtual, permite uma maior fiscalização e comprovação, além de fácil armazenamento, controle e uso.

Ele é emitido pelo SAT (Sistema Autenticador e Transmissor), um aparelho próprio para ele. Um detalhe interessante é que esse sistema não exige conexão constante com a internet, permitindo a realização do cupom mesmo em momentos de falta de conexão.

Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e)

Basicamente, é o CF-e do estado do Ceará, isto é, utilizável apenas nesse estado. Sua emissão funciona através do aparelho de MFE, parecido com o SAT.

Contudo, há algumas diferenças, como o uso de uma bateria interna, localização via GPS do equipamento, e conexão com a internet através do uso de rede móvel (4G, por exemplo.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Com a tributação feita pelo ICMS, é uma nota para registrar o transporte de mercadorias entre estados e municípios do Brasil, de todas as naturezas possíveis (desde ferroviária até marítima).

Como a nota é totalmente digital, a fiscalização em estações e postos fiscais é facilitada, além de possibilitar à empresa responsável pelo transporte maior autonomia e segurança durante todo o processo, evitando problemas como pagamento de multas e atrasos no transporte da mercadoria.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Utilizada para o transporte rodoviário entre estados e municípios, sendo também obrigatória sua emissão para empresas com veículo próprio ou transportadores autônomos, essa nota busca unificar vários documentos em um só, facilitando todo o processo.

Entre esses documentos, estão: mais de um CT-e para o transporte rodoviário; mais  uma NF-e para o transporte de mercadorias.

O que é o formato XML

Usado por praticamente todas as notas fiscais, esse formato de arquivo é imprescindível na vida de um empresário que deseja estar em dia com suas obrigações fiscais e financeiras. Portanto, vamos entender o que ele é.

? Dica: Você pode baixar o arquivo XML de uma nota fiscal diretamente pelo Portal da SEFAZ, desde que tenha o certificado digital vinculado.

Sobre o arquivo

“Extensible Markup Language”, em uma tradução livre, Linguagem de Marcação Extensível, é um formato de arquivo usado para fins fiscais, cuja visualização depende de sua conversão a um formato PDF. Além de ser válido no país todo, é de fácil armazenamento, visto sua leveza e simplicidade de composição.

Informações contidas

Desde informações referentes:

• a NF-e (modelo, data de emissão, série etc), 
• ao emitente (nome, CNPJ, endereço completo, inscrição no ICMS etc);
• ao comprador (nome completo, CPF, endereço completo);
• aos produtos ou serviços prestados (descrição, quantidade, valor / tipo de serviço, natureza de serviço etc); 
• aos tributos (ICMS, PIS, IPI, seguro etc); 
• ao transporte (frete, veículo usado, volume carregado etc); 

e por fim à cobrança (crédito, à vista, parcelado, débito, endereço de cobrança). 

Por que eu preciso de um sistema para emitir Nota Fiscal?

Diversas etapas do processo de emissão de nota fiscal são facilitadas e bem aproveitadas ao ter um sistema especializado nisso. Algo que o sistema consegue fazer é juntar todas as informações e as transformar em um arquivo XML para depois enviar à SEFAZ. 

Além disso, ele utiliza o certificado digital para garantir autenticidade do documento fiscal e guarda as notas emitidas, permitindo futuras operações (como cancelamento, correção etc). Algumas facilidades que os sistemas da Super Empresa traz são: 

• Permite buscar o endereço através do CEP em todo o território nacional;
• Consulta o NCM de produtos a partir do nome e vice-e-versa;
• Lista e busca os CFOPs por descrição ou tipo de movimentação;
• Possui um backup automático que armazena todos os arquivos fiscais na nuvem;
• Disponibiliza as informações de forma simples em tempo real para os contadores.

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